操作技巧 - Google 文件

在文書編輯器要輸入分數格式，通常最簡便的方式就是利用斜線「/」來表示分數，例如 1/3、3/8，也可以利用上標、下標的方式來輸入，例如，¹/₃、³/₈，以上兩種表示法在多數的文書編輯器內，甚至是 HTML 內都可以輕鬆辦到，但如果要用橫線「-」來表示分數，我們可以利用內建在 Google 文件內的方程式功能來表示。

在「Google 文件」內的檔案，可以設定成與他人共用，而共用的權限則有檢視者、加註者及編輯者這三種，檢視者無法對共用文件進行變更，後二者，可對文件加入註解及編輯文件內容，而這些變更，在以前你可能需要重新檢視共用檔案才會知道有人加入註解或重新編輯，而現在「Google 文件」增加通知功能，只要共用的檔案被加入註解或重新被編輯，除了可在檔案內檢視變更紀錄外，還可以使用電子郵件接收變更通知，如此一來，對共用檔案就能及時掌握品質。

使用「Google 文件」進行文書編輯，若有在文件中插入 Google 地圖的需求，我們可以善加利用「智慧型方塊」這個功能，該功能可讓使用者在其所編輯的文件中插入檔案、地點、使用者及日曆活動等物件，而整個插入的過程相當簡單，以地點為例，只要輸入地址、景點或建築物的名稱，基本上就可將該地點的 Google地圖插入文件中，而使用者僅需將滑鼠移至地點上方就能呈現地圖，不但能保持文件的排版，又能善加利用地圖帶來的便利性。

文書編輯若使用「Google 文件」為主要工具，那麼段落該如何縮排呢？如同寫作文般，首行要空兩隔，如果是稿紙就簡單易懂，但搬到「Google 文件」內，雖也是易懂，但怎麼空格，有些人乾脆就使用鍵盤的空白鍵做出來，但其實還有更簡單更快速的做法，那就是使用滑鼠拖動「首行縮排」錨點，以此達到段落首行縮排的效果。

「Google 文件」讓使用者可以在頁面中鍵入 @ 符號後快速插入會議紀錄、行事曆、日期、檔案、媒體及頁面元件...等等的常用模塊，協助用戶快速編輯文件內容，而這項方便性的功能也開始衍生到 GMail 電子郵件服務，同樣是在頁面鍵入 @ 符號就可以用來編輯 GMail 電子郵件草稿，並可使用 GMail 預覽電子郵件或是直接發送，這比在原生 GMail 中編輯電子郵件內容來的方便且內容更豐富，大幅改善之前撰寫電子郵件的工作流程。

一想到要將表格內的表頭固定在每頁的上方且又可以讓使用者對每個欄位進行排序，多數人可能就會想到用試算表來達成，其實，如果不牽扯到計算功能，使用「Google 文件」來製作表格，反而會更直覺且更簡單，在 Google 文件中使用表格，除了可以使用原有插入表格的功能來快速產生表格外，現在更加入多項更方便且具有試算表才有的簡單功能，例如前述所說的表頭固定、欄位排序及快速添加欄未獲資料列、防止資料因分隔符號造成溢出到下頁等，另外，也增加不分頁功能，可讓大表格完整的呈現到頁面上，讓閱讀者可以獲得更好的閱讀體驗。

傳統的文書編輯作業都會受限分頁符號所帶來圖片或文字的中斷，這對很多閱讀者來說會認為是正常且不可避免的，但如果使用「Google 文件」不分頁模式所建立的文件則會打破這項被認為「正常」且無可避免的認知，根據 Google 說明，如果 Google 文件採用不分頁格式，可讓系統在沒有分頁符號的情況下持續捲動畫面。使用這項設定時，圖片會自動調整以符合畫面大小，使用者可以建立寬大的表格，並向左或向右捲動查看表格內容。系統也會根據畫面大小並在縮放畫面時，自動調整文字換行符號。而要啟用這項模式，也僅需簡單地進行設定即可。

想在「Google 文件」內加入浮水印，不用再像從前那樣麻煩了，只要使用「Google 文件」新推出的浮水印功能，就能加入圖片型的浮水印，且圖片來源相當多管道，可以是 Google 雲端硬碟、網址、Google 圖片搜尋、電腦內的圖片或是立即開啟相機拍照等等，而這些準備當浮水印的圖片會被系統自動淡化，並且可以根據使用者的需求放大或縮小，然後套用到文件內每個頁面，相當方便。

如果以 Google 雲端硬碟內的文件、試算表、簡報...等當作文書編輯的主要工具，不免就要學習各項功能的使用方式，提高工作效率，以「Google 文件」來說，當開啟新的編輯文件時，就會看到[ 輸入 @ 即可插入項目 ]的提示訊息，而這個項目其實很多，包含使用者、檔案、清單、媒體、日期、標題、頁面元件...等項目，使用者透過該 @ 符號，在文書編輯過程中可隨時叫用這些項目，大幅提升編輯效率。

文書編輯時，如果要列出項目清單，通常會使用「項目符號清單」或是「編號清單」這兩項來做出清單列表，在「項目符號清單」中，預設的符號就是以「●」符號為開頭，而在「編號清單」則是以 1,2,3,...順序進行編號，如果覺得「項目符號清單」中的預設符號太過普遍，想要改成其他像是箭頭、幾何形狀或是表情符號...來取代「●」符號時，在「Google 文件」中，我們可以透過內建的功能來進行特殊字元的變更，讓項目清單中的開頭符號也能與眾不同，從而凸顯編輯者的用心。

要在文件中輸入今天日期，常會再次確定有無記錯，或是希望在發出協作的 Googole 文件中，讓大家填入可行日期，礙於大家對日期填入的格式不統一，後續還要重工修正的麻煩，因此日期期望是出現日期選擇面板，讓大家用選擇的，而不是自行輸入，而這些我們將可以在「Google 文件」輕鬆實現。

Microsoft 的 Word 及 Google 文件都是大家常用的文書編輯工具，如果慣用 Google 雲端硬碟內的「Google 文件」作為文書編輯工具，那麼對於之前取得的 Word 檔案，又該如何轉移到「Google 文件」內繼續編輯，即便是在編輯完成後，又想針對不同的轉發需求轉換成 Word、PDF 甚至是 odt 等不同的檔案格式，又該如何做呢？ 以上需求，在「Google 文件」內已經有完整的配套方案，讓使用者在一處編輯，處處都可用。