操作技巧 - Google 文件

組織結構為組織可以遂行任務運作的關鍵，因此，不論對外、對內均有其重要性，要做出組織圖，很多工具都可以做，像是 Google 文件、Microsoft Office、圖形編輯、線上服務...等等，只要組織明確都可以做出，而重點就是所花時間及後續維護的難易度，當組織有變動，很多找不到當時製作的原始檔案，最後乾脆就重做，而以下內文要介紹的是如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖。

看報章、雜誌文章時，常會看到文章內文的第一個字被放大，也就是第一段的開頭的第一個字非常醒目，如果是使用 Microsoft office 的 Word 進行文書編輯，其有內建首字放大功能可用，那如果是使用 Google 文件又該如何設置呢？其實也不難，僅須利用繪圖功能再搭配文繞圖的功能，即可以輕鬆完成。

PDF 檔案可以設定像是開啟密碼、列印、文字複製...等等的保全限制，用以保護檔案，但如果真有需要引用檔案內的內容，說實在的也不需要按原文自己敲打一遍，網路上有很多教學文告訴我們只需要透過 Google Chrome 瀏覽器的列印功能，便可以快速的解除有文字複製的保全設定，但，如果該 PDF 檔案同樣有設定限制列印的保全設定呢？無法使用瀏覽器內的列印功能，自然無法另存 PDF 檔案，那麼該如何做呢？答案同樣在 Google。

想要下載網頁內的圖片，可以使用滑鼠右鍵點擊該圖片，然後使用快速功能表內的「另存圖片」功能，便可儲存該張圖片，但這是下載單張圖片的操作，如果圖片較多，那就必須不斷重複上述的操作，這樣相當沒有效率，當然，也可以安裝 Image Downloader 這類的瀏覽器擴充功能來協助一次下載，如果上述都不滿意，也可以來試試利用「Google 文件」來下載，其操作的步驟就是將網頁內容複製後貼到新建立的文件中，便可以使用內建的下載功能來取出。

Google 雲端應用內的「Google 文件」是很多使用者愛用的文書編輯應用服務，而其建立新文件的預設值就是以 A4( 21.0 公分 x 29.7 公分 )的紙張尺寸及直印的方向來開啟空白編輯頁面，如果需要調整紙張大小或方向，例如需要將 A4 紙張大小改成用 Letter( 21.60 公分 x 27.9 公分 )的紙張大小，同時又須將紙張方向改為橫印，這些該如何在 Google 文件中做出調整呢？

交作業、交報告，如果有字數限定，真要一字一字自己數嗎？那也未免太沒效率了，「Word」與「Google 文件」均是大家常用的文書編輯器，Google 文件起步較晚，但字數統計功能一樣有，除了可以統計全篇文章字數之外，也可以統計段落，另外，如果開啟[ 輸入內容時顯示字數 ]選項，就會在左下角的小視窗同步顯示字數統計，讓一邊打字，就能一邊統計字數，相當方便。

出門在外碰到對自己有用的資訊，通常做法就是拿出手機直接照相，後續再來吸收，如果要將圖像內的文字取出來編輯，也有很多的免費 OCR 工具可以協助，並不需要自己一字一字的輸入，而現在 Google 雲端硬碟內的「 Google 文件」，也加入這個圖像文字辨識功能，不但辨識率高，且還可以根據圖像中的內容，做出初步的文字排版，讓後續編輯更加容易。

雖說微軟的注音輸入法已經可以打出簡體中文字，但對取得的文件是簡體或繁體有轉換需求時，還是需要工具來輔助，最簡單的方法當然就是利用 Word 的內建功能，如果沒有 Office 也沒關係，也可以透過「Google 翻譯」功能來實現，如果是已經成形的 PDF 文件，除了透過「Google 文件」可以取出內文外，還可以直接編輯，當然，如果有簡、繁中文互相轉換的需求，在「Google 文件」也可以很輕易的辦到。

利用人工來比較不同版本的文件內容，應該不是件輕鬆的工作，且出錯率應該也高，而透過應用程式來比較應該會是比較合理且有效率的方法，如果文書編輯是以 Google 雲端硬碟內的「Google 文件」為主，當要比較文件內容時，現在就可以開始使用內建在Google 文件內的「比較文件」功能，快速的找出兩份文件中的差異，提供工作效率。

使用文書編輯應用程式時，在以前大家可能會選擇使用 Microsoft Word，除了功能之外，當然就是流通率廣且便於互通，而現在雲端應用的興起，Microsoft 也將 Office 的功能精簡後將其包裹在 OneDrive 內，讓用戶可以免費使用，當然除了微軟的 OneDrive 外，Google 的雲端硬碟同樣提供「文件」、「試算表」、「簡報」、「表單」、「繪圖」、「協作平台」...等相應於 Microsoft Office 系列的雲端應用程式，不但可以免費使用，且可相容 Office 系列所編輯出的文件，像是 Word、Excel、PowerPoint 等，用戶取得這些檔案後，均可在 Google 雲端硬碟內用相應的程式開啟並編輯，如果要將「Google 文件」的內容嵌入到網頁中，並在內容變更時也能充新發布，Google 本身就有提供相對應的做法協助用戶，完全免去第三方需要權限的協助就可以應用。

為保護 PDF 文件，創作者可以利用 PDF 的安全性來對文件加以限制，例如開啟時需要密碼，在開啟文件後也可以對列印、文件組合、內容複製、頁面擷取、簽署...等加以限制。如果取得的 PDF 文件有列印限制，該如何才能列印呢？其實，只要透過 Google 的「雲端硬碟」來開啟 PDF 文件，便可解除列印限制。

不論取得的 PDF 內容是英文、中文還是其他國家的語言，想要翻譯成自己或對方看得懂的文字語言，不需要再將 PDF 轉成文字檔，然後，複製內文貼到翻譯工具上，翻譯好，再轉成 PDF 檔案，這樣的動作實在太麻煩了。現在僅需要透過 Google Drive 雲端硬碟中的「Google 文件」來開啟 PDF 檔案，便能將內文翻譯成自己所選的語言，相當方便。