操作技巧 - Google 試算表

當使用 Microsoft office 的 Excel 或是 Google 試算表進行儲存格大小的調整時，多數人的習慣會直接將滑鼠游標放到兩個儲存格之間並拖動以調整寬度或高度。但想讓多個儲存格的大小都一致，如果還是用滑鼠來操作顯然並不適合。因此，不論是要所有儲存格還是指定的存儲格都有相同大小，使用者都可以利用 Google 試算表內建的「調整欄大小」及「調整列大小」的功能，直接輸入所需的數值以達到精確調整。下次若有多個儲存格需要調整大小，可以試試。

要建立資料範本，例如 1,2,3,4,...，1,3,5,7,9,...，10,0,-10,-20,-30,...或是單、雙數日期...等有規則的序列，不論是在 Excel 或是「Google 試算表」都可以來使用 SEQUENCE 這個函數，其函數的語法是 SEQUENCE(列數, [欄數], [起始值], [間距])，其中除 列數為必要參數外，其它均為選填，減省建立連續數字陣列的時間。

如果只是用減法表示兩數字之間的差異，會讓數據的真實性不容易被看出，如果改用百分比，那就較能反映數據真實性，Excel 可以計算，Google 試算表當然也可以。

要計算儲存格中不重覆值的個數，例如有一串 1,2,3,4,3,5 的數列，簡短的時候，也不需要甚麼函數來輔助，我們就可以看出其值為 5，但數字更複雜或不是數字，甚至是一連串的儲存格，還要加上條件來計算，該如何做呢？這時候，我們可以透過 COUNTUNIQUE 及 COUNTUNIQUEIFS 這兩個函數來運作，輕輕鬆鬆且有效率就可以完成計數工作。

用「Google 試算表」所製作的報表，臨時想要知道某段範圍內的加總或是平均值，多數人的做法可能就是找個空白儲存格，然後使用 SUM 或是 AVERAGE 函數再計算一次，其實這樣很麻煩，因為在「Google 試算表」內建的功能中，就已經幫使用者考慮到有此需求了，所以只要每次圈選範圍內的儲存格，就會重新計算出所圈選範圍內的儲存格個數、用來計算的個數、加總、平均值、最大及最小值等資訊，使用者也不需要為應付臨時的要求而手忙腳亂了。

每個人都有慣用的試算表軟體，有人喜歡使用「Google 試算表」也有人喜歡使用「Microsoft Excel」，如果只有自己看當然不是問題，如果是要給多人閱讀，就必須考慮檔案格式，如果是用「Google 試算表」製作，我們可以用其內建工具順帶將不同的檔案格式製作出來，方便大家使用其慣用的應用軟體開啟閱覽。

編輯電子郵件地址或網址列表，該如何檢查所輸入的格式是否正確呢？如果是使用「Google 試算表」做為主要編輯工具，我們可以利用內建的 ISEMAIL及 ISURL這兩個函數來進行檢查，兩個公式檢查項目雖不同，但用法基本一致，都是返回 TURE或 FALSE 值，讓初步排查輸入或蒐集而來的 EMAIL 或 URL 數據變得相當輕鬆簡單。

避免從資料直接或間接推斷出有關個人不想揭露的資訊，是個人資料去識別化的目標，例如從電話號碼的區號，推斷出居住地，或是由身分證號碼推斷出其性別，甚至是由職業別推斷出興趣或薪資等，這些看似平常的資料，但經由蒐集、處理、比對、分析後，就可以變成有用的資訊。那該如何將個人資料去識別化呢？如果是使用[ Google 試算表 ]時，我們可以運用 REPLACE 這個函數來將個人資料去識別化，例如將姓名變成 O家豪，身分證號 OO23465789 等。

如果表格內的數據有很多，對閱讀者來說應該不容易抓到重點，例如要呈現接單價格低於預期價格的業務或是數學成績低於 70分的同學等等，在密密麻麻的數據中，如果可以用顏色凸顯這些數據，這能協助看數據的人，快速掌握重點，對「Google 試算表」來說，我們可以使用[ 條件式格式設定 ]這個功能來完成，透過簡單的公式設定，讓符合的數據以不同的格式來呈現，讓數據更能有視覺化的效果。

Google 雲端硬碟內不僅可以存放檔案，同樣可建立像 Microsoft Office 的 Word(Google 文件)、Excel(Google 試算表) 與 PowerPoint(Google 簡報)，此外，尚有 Google 表單、繪圖、我的地圖等功能，若非要 Office，其實也可以考慮「Google 雲端硬碟」或直接使用微軟的 OneDrive。

數據視覺化會比成批的數據更容易讓人一目瞭然，針對「Google 試算表」也是如此，儲存格內若只放數字，看的人可能較無感，如果可以適時的將需要對比的數據輔以圖表呈現，絕對可以大幅增加數據的價值，而在「Google 試算表」內，我們可以利用 SPARKLINE 這個函式在單一儲存格內建立一個迷你圖表，而其圖表的類型有 line、bar、column 及 winloss 可供選擇，如此一來，看的人當下就可以看出細項重點，而非去推敲每筆數據。

完成編輯後的「Google 試算表」，如果需要在頁首或頁尾加入頁碼、日期、時間、工作簿標題或是工作表名稱等資訊並指定其顯示位置，該如何做呢？這時候，我們可以透過「列印」功能來將以上的資訊加入，並透過編輯自訂欄位來指定顯示格式及其顯示位置。