操作技巧 - Word

使用[ Ctrl + C ]複製網址或網頁內的文字，然後使用[ Ctrl + V ]貼到 Word 中，這樣的操作會由 Word 自動格式化或將網頁內的格式帶到 Word 內容中，所以很多人會先貼到記事本，清除格式後再複製貼到 Word，其實也不需要這麼麻煩，只要改用[ Ctrl +Shift + V ]這個鍵盤快速鍵，就可以去除格式，僅貼上文字，快速又方便。

要在沒有安裝微軟 Office 應用程式的情況下，開啟 Word 或 Excel 檔案的方法有很多，我們可以選擇將檔案上傳到 OneDrive 或是 Google Drive 開啟，或是在瀏覽器安裝文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能都是不錯的方法，如果這些都不想用，Google 或是 Microsoft 還有提供「網址+檔案 URL」的開啟方式讓我們使用，意即若要開啟已存在網路上的 Word 或 Excel 檔案，只要透過一段網址，就可以在瀏覽器內看到檔案內容，免去安裝應用程式或瀏覽器擴充功能，而網站若有意提供 Word、Excel 檔案線上開啟功能，使用這種方法不但簡單也免去額外買 API 的麻煩。

編輯 Word 文件過程中，如果需要用到某個應用程式的畫面，例如製作應用程式的教學文件，或是需要用到 Windows 桌面的畫面，甚至是某個網頁的頁面，通常我們都會先擷取成圖片後再將圖片貼回編輯器中，這樣來回的切換實在很麻煩，而在 Word 中，這樣的麻煩只要善用插入功能表中的螢幕擷取畫面功能，就能輕鬆解決，且擷取出來的圖片還可以利用 Word 內建的圖片工具進行壓縮、校正、色彩調整與加入樣式、效果等，讓製作這類的文件也可以很輕鬆地完成。

文書編輯使用 Word 時，如果是要練習排版，通常我們會到網路上隨便複製幾段文字，然後再清除文字內的 HTML 標籤，再貼到 Word 內進行練習。而現在也不用這麼麻煩了，透過 Word 內建的 RAND 函數，我們可以輕鬆產生所要的中文字段落，如果要產生英文字段落，則可以使用 LOREM 函數，掌握 RAND() 及 LOREM() 這兩個函數的用法，快速產生可用來佔位的中、英文盲文。

現在很多通知或是帳單都會以 PDF 文件為主，像是銀行的對帳單、電信的繳款通知單或是考試用的准考證，當用戶要開啟時，就會要求輸入密碼才能開啟。而我們也知道 PDF 文件可加入列印、編輯、開啟和複製等保全措施，藉以限制對文件的存取權限，那麼，如果是用 Word 編輯的文件，最後想建立成具有開啟密碼保護的 PDF 文件，應該怎麼做呢？其實也不難，只要使用 Word 的匯出功能就可以完全搞定。

用 Word 作文書，如果版面有需要對半切，不論是左右或是上下，雖然可以靠空白或是 Enter 鍵來調整，但如此的作法，除了不夠精準外後續也大多只能靠文字方塊來填充，該如何將 Word 頁面上下或左右平均分成兩半呢？其實也不難，稍微設定一下，不但尺寸精準且也不需靠文字方塊，就能做出想要的文書版面。

使用 Word 時，多數的時候我們都會在內文中加入許多的格式，例如字體大小、文字顏色、粗體、斜體、電子郵件...等等，讓整份文件更加出色，但，如果想要清除之前的格式來重新排版，很多人會想到的做法，就是複製內容然後貼到記事本後，藉此清除掉所有 Word 加入的格式，再複製貼回 Word 以此取得沒有添加格式後的內文，其實，在 Word 中，有一個「清除所有格式設定」的內建功能，只需選取要清除格式的範圍，一鍵就可以搞定。

不論是在網頁、通訊或文書編輯軟體，要使用特殊符號時，我們都可以使用「 Windows + .」快速鍵來開啟 Windows 內建的 Emoji 符號表來挑選，而在 Word 中，除了可以使用 Emoji 外，我們還可以使用 Word 內建的 Segoe UI Emoji 圖示字型來增加應用時的豐富性，例如，🀀🀁🀂🀃🀄🀅🀇🀈🀉🀊🀌🀍🀎🀏，如果還是覺得不足，我們也可以安裝廣受大家好評的 Font Awesome Desktop 圖示字型來使用。

其實不只有虛線條，像是單、雙實線條...等等，想要在內容中加入符合版面的虛線，初學者可能的做法就是直接輸入 . 符號直到佔滿，但這樣其實是佔著一列，而正確的輸入方法應該是輸入三個 * 號後，按[ Enter ]鍵盤鍵，其會自動展開成符合寬度的虛線樣式。

使用 Microsoft office Word 進行文書編輯時，如果使用到「文字方塊」要將方塊中的文字垂直和水平都居中時，非常難以調整，Enter、tab、空白格怎麼調整都不夠精準，如果你也有這樣的困擾，可以試試文中簡便的方法。

文件編輯時，如果跟數學、化學有關，可能都必須使用上標或下標，例如要表示 2的 32次方，我們可能會寫成 2^32 來表示，也可以以 232來表示，而後者可以讓更多人立即了解意義，如果是使用 Office 內的 Word、Excel 和 PowerPoint，又須頻繁的使用上標或下標，該如何使用快速鍵來標示，加快文件編輯速度呢？

使用 Office 系列進行作業時，如果要使用一些表情或特殊符號，以往可能會到網路上搜尋取得或是直接使用 Windows 內建的「輸入法整合器」，前者有無法顯示的問題，而後者又顯單調，不敷使用，而現在我們可以直接使用 Windows 內建的 Emoji 來解決前述二者的缺點，想要在任何可輸入的作業中使用 Emoji，需記牢開啟 Emoji 的快速組合鍵，才能快速應用。