Google

「Google 文件」讓使用者可以在頁面中鍵入 @ 符號後快速插入會議紀錄、行事曆、日期、檔案、媒體及頁面元件...等等的常用模塊，協助用戶快速編輯文件內容，而這項方便性的功能也開始衍生到 GMail 電子郵件服務，同樣是在頁面鍵入 @ 符號就可以用來編輯 GMail 電子郵件草稿，並可使用 GMail 預覽電子郵件或是直接發送，這比在原生 GMail 中編輯電子郵件內容來的方便且內容更豐富，大幅改善之前撰寫電子郵件的工作流程。

使用文書編輯應用程式時，在以前大家可能會選擇使用 Microsoft Word，除了功能之外，當然就是流通率廣且便於互通，而現在雲端應用的興起，Microsoft 也將 Office 的功能精簡後將其包裹在 OneDrive 內，讓用戶可以免費使用，當然除了微軟的 OneDrive 外，Google 的雲端硬碟同樣提供「文件」、「試算表」、「簡報」、「表單」、「繪圖」、「協作平台」...等相應於 Microsoft Office 系列的雲端應用程式，不但可以免費使用，且可相容 Office 系列所編輯出的文件，像是 Word、Excel、PowerPoint 等，用戶取得這些檔案後，均可在 Google 雲端硬碟內用相應的程式開啟並編輯，如果要將「Google 文件」的內容嵌入到網頁中，並在內容變更時也能充新發布，Google 本身就有提供相對應的做法協助用戶，完全免去第三方需要權限的協助就可以應用。

Google 雲端硬碟內，可讓我們如同 Word 般的建立文件( Google Doc)，而且完全免費，當我們編輯完成後，如果發佈到網路時，某些文件會碰到格式跑掉的問題，特別是有圖片內容的文件，雖不影響閱讀，但是辛辛苦苦所建立的文件，卻不能完美的呈現，還是會覺得缺憾，如何才能讓格式完整的發佈到網路上？現在只要透過 Google Doc Publisher 這個網站，便能輕鬆呈現。

傳統的文書編輯作業都會受限分頁符號所帶來圖片或文字的中斷，這對很多閱讀者來說會認為是正常且不可避免的，但如果使用「Google 文件」不分頁模式所建立的文件則會打破這項被認為「正常」且無可避免的認知，根據 Google 說明，如果 Google 文件採用不分頁格式，可讓系統在沒有分頁符號的情況下持續捲動畫面。使用這項設定時，圖片會自動調整以符合畫面大小，使用者可以建立寬大的表格，並向左或向右捲動查看表格內容。系統也會根據畫面大小並在縮放畫面時，自動調整文字換行符號。而要啟用這項模式，也僅需簡單地進行設定即可。

要在文件中輸入今天日期，常會再次確定有無記錯，或是希望在發出協作的 Googole 文件中，讓大家填入可行日期，礙於大家對日期填入的格式不統一，後續還要重工修正的麻煩，因此日期期望是出現日期選擇面板，讓大家用選擇的，而不是自行輸入，而這些我們將可以在「Google 文件」輕鬆實現。

想在「Google 文件」內加入浮水印，不用再像從前那樣麻煩了，只要使用「Google 文件」新推出的浮水印功能，就能加入圖片型的浮水印，且圖片來源相當多管道，可以是 Google 雲端硬碟、網址、Google 圖片搜尋、電腦內的圖片或是立即開啟相機拍照等等，而這些準備當浮水印的圖片會被系統自動淡化，並且可以根據使用者的需求放大或縮小，然後套用到文件內每個頁面，相當方便。

在「Google 文件」內的檔案，可以設定成與他人共用，而共用的權限則有檢視者、加註者及編輯者這三種，檢視者無法對共用文件進行變更，後二者，可對文件加入註解及編輯文件內容，而這些變更，在以前你可能需要重新檢視共用檔案才會知道有人加入註解或重新編輯，而現在「Google 文件」增加通知功能，只要共用的檔案被加入註解或重新被編輯，除了可在檔案內檢視變更紀錄外，還可以使用電子郵件接收變更通知，如此一來，對共用檔案就能及時掌握品質。

一想到要將表格內的表頭固定在每頁的上方且又可以讓使用者對每個欄位進行排序，多數人可能就會想到用試算表來達成，其實，如果不牽扯到計算功能，使用「Google 文件」來製作表格，反而會更直覺且更簡單，在 Google 文件中使用表格，除了可以使用原有插入表格的功能來快速產生表格外，現在更加入多項更方便且具有試算表才有的簡單功能，例如前述所說的表頭固定、欄位排序及快速添加欄未獲資料列、防止資料因分隔符號造成溢出到下頁等，另外，也增加不分頁功能，可讓大表格完整的呈現到頁面上，讓閱讀者可以獲得更好的閱讀體驗。

有別於我們要使用 Google 文件、簡報、表單及試算表的開啟步驟，Google 推出服務名稱搭配「.new」網址的快速開啟方式，讓已登入的用戶不再需要遵循之前的開啟步驟，直接在網址列輸入指定的網址，便可快速開啟，例如要開啟 Google 文件，便可直接在網址列輸入 「doc.new」、「docs.new」、「documents.new」任何一組網址，便可在已登入的情況下，直接可以新建 Google 文件，其他的 Google 簡報、表單及試算表，均可如法炮製，簡單又快速。

不論取得的 PDF 內容是英文、中文還是其他國家的語言，想要翻譯成自己或對方看得懂的文字語言，不需要再將 PDF 轉成文字檔，然後，複製內文貼到翻譯工具上，翻譯好，再轉成 PDF 檔案，這樣的動作實在太麻煩了。現在僅需要透過 Google Drive 雲端硬碟中的「Google 文件」來開啟 PDF 檔案，便能將內文翻譯成自己所選的語言，相當方便。

利用人工來比較不同版本的文件內容，應該不是件輕鬆的工作，且出錯率應該也高，而透過應用程式來比較應該會是比較合理且有效率的方法，如果文書編輯是以 Google 雲端硬碟內的「Google 文件」為主，當要比較文件內容時，現在就可以開始使用內建在Google 文件內的「比較文件」功能，快速的找出兩份文件中的差異，提供工作效率。

交作業、交報告，如果有字數限定，真要一字一字自己數嗎？那也未免太沒效率了，「Word」與「Google 文件」均是大家常用的文書編輯器，Google 文件起步較晚，但字數統計功能一樣有，除了可以統計全篇文章字數之外，也可以統計段落，另外，如果開啟[ 輸入內容時顯示字數 ]選項，就會在左下角的小視窗同步顯示字數統計，讓一邊打字，就能一邊統計字數，相當方便。