試算表

在「Google 雲端硬碟」內，除了已有內建的文件、簡報、試算表、表單、繪圖或 Google Apps Script 等應用程式可供使用外，我們還可以在 Google Workspace Marketplace 加入額外的應用程式，藉此提高生產力，而這些被加入的應用程式，該如何管理呢？如同 Windows 作業系統一樣，安裝後的應用程式，可以透過[ 設定 ] > [ 應用程式 ]來解除安裝，而「Google 雲端硬碟」同樣可透過[ 設定 ]功能內的[ 管理應用程式 ]選項，管理已連接到「雲端硬碟」的應用程式。

Google 雲端硬碟不但可以建立文件、試算表、簡報、表單、地圖...等檔案，更可以將檔案上傳，並取得要分享的鏈結，快速地應用在網路上，但一經分享，日後想要停止分享，除非有很好的管理能力，不然等分享的檔案變多，自己也可能搞不清楚是哪個檔案。如果能在設定分享的同時，就給出一個停止分享日期，相信會是個好作法，現在，你可以透過 Google Drive Auto Expire Files 這項免費服務，來設定檔案要終止分享的期限，期能讓檔案分享作更有效的控管。

如果表格內的數據有很多，對閱讀者來說應該不容易抓到重點，例如要呈現接單價格低於預期價格的業務或是數學成績低於 70分的同學等等，在密密麻麻的數據中，如果可以用顏色凸顯這些數據，這能協助看數據的人，快速掌握重點，對「Google 試算表」來說，我們可以使用[ 條件式格式設定 ]這個功能來完成，透過簡單的公式設定，讓符合的數據以不同的格式來呈現，讓數據更能有視覺化的效果。

要計算儲存格中不重覆值的個數，例如有一串 1,2,3,4,3,5 的數列，簡短的時候，也不需要甚麼函數來輔助，我們就可以看出其值為 5，但數字更複雜或不是數字，甚至是一連串的儲存格，還要加上條件來計算，該如何做呢？這時候，我們可以透過 COUNTUNIQUE 及 COUNTUNIQUEIFS 這兩個函數來運作，輕輕鬆鬆且有效率就可以完成計數工作。

要建立資料範本，例如 1,2,3,4,...，1,3,5,7,9,...，10,0,-10,-20,-30,...或是單、雙數日期...等有規則的序列，不論是在 Excel 或是「Google 試算表」都可以來使用 SEQUENCE 這個函數，其函數的語法是 SEQUENCE(列數, [欄數], [起始值], [間距])，其中除 列數為必要參數外，其它均為選填，減省建立連續數字陣列的時間。

避免從資料直接或間接推斷出有關個人不想揭露的資訊，是個人資料去識別化的目標，例如從電話號碼的區號，推斷出居住地，或是由身分證號碼推斷出其性別，甚至是由職業別推斷出興趣或薪資等，這些看似平常的資料，但經由蒐集、處理、比對、分析後，就可以變成有用的資訊。那該如何將個人資料去識別化呢？如果是使用[ Google 試算表 ]時，我們可以運用 REPLACE 這個函數來將個人資料去識別化，例如將姓名變成 O家豪，身分證號 OO23465789 等。

要如何在已格式化的「Google 試算表」中，找出符合自己所需要的資料呢？例如要找出儲存在人員基本資料表中的在職員工，我們可以借助「篩選器」來達成，那麼，該如何在「Google 試算表」中建立篩選器呢？

用「Google 試算表」所製作的報表，臨時想要知道某段範圍內的加總或是平均值，多數人的做法可能就是找個空白儲存格，然後使用 SUM 或是 AVERAGE 函數再計算一次，其實這樣很麻煩，因為在「Google 試算表」內建的功能中，就已經幫使用者考慮到有此需求了，所以只要每次圈選範圍內的儲存格，就會重新計算出所圈選範圍內的儲存格個數、用來計算的個數、加總、平均值、最大及最小值等資訊，使用者也不需要為應付臨時的要求而手忙腳亂了。

數據視覺化會比成批的數據更容易讓人一目瞭然，針對「Google 試算表」也是如此，儲存格內若只放數字，看的人可能較無感，如果可以適時的將需要對比的數據輔以圖表呈現，絕對可以大幅增加數據的價值，而在「Google 試算表」內，我們可以利用 SPARKLINE 這個函式在單一儲存格內建立一個迷你圖表，而其圖表的類型有 line、bar、column 及 winloss 可供選擇，如此一來，看的人當下就可以看出細項重點，而非去推敲每筆數據。

在「Google 試算表」內建立下拉式清單，讓用戶在輸入時，可以進行選擇，這不僅僅是為了方便，更有助於資料的一致性，例如人員的基本資料可能包含性別，有人會輸入男或男性、女或女性，而部門名稱如果沒有統一，財務部也可能能被輸入成財務會計部，資料的不一致，對日後的篩選、統計都會出現問題，因此，規範資料的輸入，使其具有一致性是絕對有其必要性，那麼，在「Google 試算表」內如何建立下拉式清單呢？

完成編輯後的「Google 試算表」，如果需要在頁首或頁尾加入頁碼、日期、時間、工作簿標題或是工作表名稱等資訊並指定其顯示位置，該如何做呢？這時候，我們可以透過「列印」功能來將以上的資訊加入，並透過編輯自訂欄位來指定顯示格式及其顯示位置。

每個人都有慣用的試算表軟體，有人喜歡使用「Google 試算表」也有人喜歡使用「Microsoft Excel」，如果只有自己看當然不是問題，如果是要給多人閱讀，就必須考慮檔案格式，如果是用「Google 試算表」製作，我們可以用其內建工具順帶將不同的檔案格式製作出來，方便大家使用其慣用的應用軟體開啟閱覽。