操作技巧 - Excel

在一連串密密麻麻的數字中，「Google 試算表」及「Excel」 均有提供 MIN(minimum) 及 MAX(maximum) 兩個函數協助使用者找出儲存格區間內最大或最小值，其用法也相當簡單，要找最小值是使用 =MIN(儲存格:儲存格)，而要找出最大值則是使用 =MAX(儲存格:儲存格)，兩者用法基本相同，學會其中一個，另外一個也就不是問題了。

在資料很多的情況下，如果可以為行(Row)提供編號替閱讀者提供指引，絕對會比用翻到第幾頁後的第幾行指引來的有效率，在 Excel 要替行進行編號，我們可以使用 ROW 這個函數替行進行數字編號，如果編號需要有變化，例如使用 A001 或是 0001 等，也可以搭配 TEXT 這個函數替行進行不同的編號，如此一來，解說者要指引閱讀者看的資料，就方便多了。

面對 Excel 工作表內的大量資料，該如何將其表格化並加入篩選器以方便後續的操作呢？答案是利用「交叉分析篩選器」，透過該功能，使用者可自訂要篩選的欄位，使用單一或複合式來篩選資料，如此將有助觀看資料的速度，例如有張內含品名、日期、業務員、銷售量等資訊的產品銷售表，決策者通常會想看某業務員對某項產品的銷售量或是單看產品銷量等等，透過篩選器，將可以輕鬆實現。

在一堆的數據中，如果沒有特殊條件的標示，估計閱讀的人要耗費的心思也不輸製表人，以學生的成績來說好了，要列出所有學生的各科成績、平均應該都不難，但，數據這麼多，如果都是同一個顏色來顯示，這對看報表的人來說，實在無法一眼就看出成績之間的落差，在 Excel 中，我們可以透過格式化條件以資料橫條、色階或是圖示集來凸顯儲存格內的值，如此一來，對閱讀報表的人來說，也能快速掌握報表內的重點，快速做出決策。

常見的圖表類型有長條圖、圓餅圖、折線圖...等等，而且多數的數據資料也都可以套用到上述的圖形，以此展現更具親和力的數據，但有些數據資料其實有更好的呈現方式，例如要做出公司部門人數或是 COVID-每日確診人數等，諸如此類與人員有關的數量統計，如果可以以人形圖像取代傳統的長條圖或是圓餅圖，相信會讓閱讀圖表的人更有耳目一新的感覺，而在大家常用的 Excel 也已經幫大家準備好了，只需幾個步驟，就可以將相關數據轉成好看又易懂的數據圖表。

為了解兩數字間的相差，可以以舊值減去新值即得，但卻會讓閱讀者較無感，如果可以以百分比來顯示的話會較合適，例如，為比較去年與今年同月或同季度的銷售額，以 Excel 來說的話，兩數字相差要得出百分比，可以使用「( 新值 - 舊值 ) / 舊值」即可得出，如果能夠再搭配圖表，那就更完美。

文書編輯時「Ctrl + c」、「Ctrl + v」應該是很多人都會用到的快速鍵，而在 Excel 內還有個「Ctrl + E」快速鍵，其主要作用是將原始資料依照使用者給出的範例規則快速填入，舉個例子，例如儲存格儲存的是 2330 台積電，而使用者想要改變代號在後面，或是在 2330 台積電後方加入半導體亦或是改成 2330-台積電，而這些如果是靠「Ctrl + c」、「Ctrl + v」快速鍵，估計要花點時間，但如果使用「Ctrl + E」快速鍵，只要使用者給出一個規則，就可以將原始資料按範例快速填入到儲存格內，相當方便。

利用 Excel 教學或展示時，常常會需要製造一些可供教學展示的資料集，辛苦一點的就是逐行輸入，但如果懂得使用 RANDBETWEEN 這個函數，例如要隨機產生 1 到 1000的數字或是要產生某段之間的日期，都可以透過 RANDBETWEEN 函數，輕易產生，讓工作有事半功倍的效果，另外，使用 VLOOKUP 再搭配 RANDBETWEEN 也可讓我們辛苦輸入的資料，例如產品名稱或姓名，瞬間隨機排列，得到更好的運用。

最常看到的「加權平均值」計算，大概就是在各類的考試上，國文、英文、專業科目...所佔分數比例各有不同，而我們的計算方式會先將各科原始分數乘各科權重後的總合 / 權重總和，即可得知加權平均值，了解整個手工的計算方式後，便可以到 Excel 來利用 SUMPRODUCT 函數來實現該計算方式。

要在 Excel 計算同行或同列的數字總和，利用 SUM 公式就可以，但如果要加總的數字不規則的分布在不同行、不同列內的儲存格，又該如何操作呢？其實，同樣是利用 SUM 這個公式，差別就只是選取儲存格的技巧，例如 SUM(A2:A10, C2:C10) 可將儲存格 A2 到 A10內的數字及儲存格 C2 到 C10 中的值相加，而這個技巧就在於使用 shift 按鍵及逗點來選取儲存格。

「指數」是相同數字的乘法計算，例如 10³ ，3 是 10 x 10 x 10，要在 Excel 中呈現或使用指數計算，大致上可以有三種方式，如果單純要呈現時，可以使用上標方式，例如前述例子，如果要計算出答案，可以使用 Power 公式，例如 Power(10,3)，還有一種就是使用 10^3 的計算式，以上除第一種為單純的呈現方式外，後二者均可達到指數的計算方式，操作方式如下說明。

Microsoft 的 Access 算是個小型的關聯式資料庫系統，可用來儲存幾乎任何種類的資訊，例如庫存、連絡人或是產品等，也提供易於使用的 SQL 查詢設計、新增及更新資料介面，是很多關聯式資料庫初學者的入門選擇，而對熟悉 Excel 操作的人來說，更會希望將儲存在 Access 內資料表的數據導入到 Excel 以便於利用 Excel 內強大的函式庫或樞紐分析圖或表來分析數據，至於要如何從 Excel 讀取 Access 內的數據，其操作並不難，畢竟都是 Microsoft 同一系列內的產品，很多連結介面、參數都已被簡化，只需按引導步驟，幾乎都不會有問題。