Excel

要找出兩個文字檔內容的不同處，尤其是那種落落長又有版本之分例如可用記事本開啟的程式語言、腳本之類的，像是 CSS、Javascript、HTML...等等，程式設計師有時為了比對出與上次版本的差異處，常常要用掉不少眼力，如果可以透過文字比對工具來進行，絕對可以事半功倍且精準，Diffchecker 這個網站除了有提供 Excel、PDF及圖片的比對工具外，還有提供線上文字比對工具，使用者只需貼上兩段文字，便會用顏色標示出兩者之間的不同處，方便使用者來查看。

若有需要 PDF 文件轉成圖片檔﹝JPG、PNG、TIFF﹞或 Word、Excel、PowerPoint及文字檔轉成 PDF 檔案的功能時，可以來試試 DocuFreezer 這套供個人使用的免費工具，介面簡潔、操作簡單，轉檔的速度還不錯。

面對有用的資訊，多數人的習慣就是拿出手機來拍照，以便於事後可以瀏覽吸收，但如果想要將圖片內容整理成電子檔，可以來試試 Online OCR 這個免費的網站服務，該服務可辨識 JPG、BMP、TIFF、GIF 圖檔格式，包含英文、中文、日語、法文、韓文....等在內的多國語言，並以 Word、Excel 或是文字檔來輸出，且免註冊，立即可用。

EMA﹝EMailing Automate﹞是一套完全免費的電子郵件批次﹝群發﹞發送程式，支援從 Excel、文字檔或CSV導入聯絡人及EMail Address列表，導入後可利用EMA內建的資料庫重新整理郵件地址或建立新的群組關係，支援HTML格式郵件內容且內建簡單的 RTF 編輯器，EMA 沒有發送郵件數量及使用時間上的限制，也沒有廣告，完全免費。

若要將 Word、Excel、PowerPoint、PDF、TXT...等文件格式，在網頁裡分享，一般的作法就是壓縮後，給予一個下載連結網址，提供其下載。embedit 是一個免費的服務網站，提供將上述的文件格式，直接在網頁裡開啟文件，進行展示，並提供相當好的權限控管及追蹤服務，embedit 支援的文件格式有：Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint (PPT/PPTX), WPD, ODT, ODP, ODS, PDF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, BMP, PSD, TXT, RTF, CSV, HTML, SQL, JS...等。

為了解兩數字間的相差，可以以舊值減去新值即得，但卻會讓閱讀者較無感，如果可以以百分比來顯示的話會較合適，例如，為比較去年與今年同月或同季度的銷售額，以 Excel 來說的話，兩數字相差要得出百分比，可以使用「( 新值 - 舊值 ) / 舊值」即可得出，如果能夠再搭配圖表，那就更完美。

Microsoft 的 Access 算是個小型的關聯式資料庫系統，可用來儲存幾乎任何種類的資訊，例如庫存、連絡人或是產品等，也提供易於使用的 SQL 查詢設計、新增及更新資料介面，是很多關聯式資料庫初學者的入門選擇，而對熟悉 Excel 操作的人來說，更會希望將儲存在 Access 內資料表的數據導入到 Excel 以便於利用 Excel 內強大的函式庫或樞紐分析圖或表來分析數據，至於要如何從 Excel 讀取 Access 內的數據，其操作並不難，畢竟都是 Microsoft 同一系列內的產品，很多連結介面、參數都已被簡化，只需按引導步驟，幾乎都不會有問題。

利用 Excel 做好的表格，如果需要統計總數量可以使用 SUM 這個系列函數，如果需要根據某個條件計算個數，則可以使用 COUNTIF 函數，例如員工要根據性別分開計算，但如果還要加入更多的判斷，例如人數除了根據性別統計外，還需要剃除已離職的員工，這時候，我們就可以使用 COUNTIFS 這個函數，使其可以加入更多的判斷條件，以符合我們的計算要求。

文書編輯時「Ctrl + c」、「Ctrl + v」應該是很多人都會用到的快速鍵，而在 Excel 內還有個「Ctrl + E」快速鍵，其主要作用是將原始資料依照使用者給出的範例規則快速填入，舉個例子，例如儲存格儲存的是 2330 台積電，而使用者想要改變代號在後面，或是在 2330 台積電後方加入半導體亦或是改成 2330-台積電，而這些如果是靠「Ctrl + c」、「Ctrl + v」快速鍵，估計要花點時間，但如果使用「Ctrl + E」快速鍵，只要使用者給出一個規則，就可以將原始資料按範例快速填入到儲存格內，相當方便。

在資料很多的情況下，如果可以為行(Row)提供編號替閱讀者提供指引，絕對會比用翻到第幾頁後的第幾行指引來的有效率，在 Excel 要替行進行編號，我們可以使用 ROW 這個函數替行進行數字編號，如果編號需要有變化，例如使用 A001 或是 0001 等，也可以搭配 TEXT 這個函數替行進行不同的編號，如此一來，解說者要指引閱讀者看的資料，就方便多了。

「指數」是相同數字的乘法計算，例如 10³ ，3 是 10 x 10 x 10，要在 Excel 中呈現或使用指數計算，大致上可以有三種方式，如果單純要呈現時，可以使用上標方式，例如前述例子，如果要計算出答案，可以使用 Power 公式，例如 Power(10,3)，還有一種就是使用 10^3 的計算式，以上除第一種為單純的呈現方式外，後二者均可達到指數的計算方式，操作方式如下說明。

在一連串密密麻麻的數字中，「Google 試算表」及「Excel」 均有提供 MIN(minimum) 及 MAX(maximum) 兩個函數協助使用者找出儲存格區間內最大或最小值，其用法也相當簡單，要找最小值是使用 =MIN(儲存格:儲存格)，而要找出最大值則是使用 =MAX(儲存格:儲存格)，兩者用法基本相同，學會其中一個，另外一個也就不是問題了。