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出門在外碰到對自己有用的資訊，通常做法就是拿出手機直接照相，後續再來吸收，如果要將圖像內的文字取出來編輯，也有很多的免費 OCR 工具可以協助，並不需要自己一字一字的輸入，而現在 Google 雲端硬碟內的「 Google 文件」，也加入這個圖像文字辨識功能，不但辨識率高，且還可以根據圖像中的內容，做出初步的文字排版，讓後續編輯更加容易。

文書編輯若使用「Google 文件」為主要工具，那麼段落該如何縮排呢？如同寫作文般，首行要空兩隔，如果是稿紙就簡單易懂，但搬到「Google 文件」內，雖也是易懂，但怎麼空格，有些人乾脆就使用鍵盤的空白鍵做出來，但其實還有更簡單更快速的做法，那就是使用滑鼠拖動「首行縮排」錨點，以此達到段落首行縮排的效果。

看報章、雜誌文章時，常會看到文章內文的第一個字被放大，也就是第一段的開頭的第一個字非常醒目，如果是使用 Microsoft office 的 Word 進行文書編輯，其有內建首字放大功能可用，那如果是使用 Google 文件又該如何設置呢？其實也不難，僅須利用繪圖功能再搭配文繞圖的功能，即可以輕鬆完成。

組織結構為組織可以遂行任務運作的關鍵，因此，不論對外、對內均有其重要性，要做出組織圖，很多工具都可以做，像是 Google 文件、Microsoft Office、圖形編輯、線上服務...等等，只要組織明確都可以做出，而重點就是所花時間及後續維護的難易度，當組織有變動，很多找不到當時製作的原始檔案，最後乾脆就重做，而以下內文要介紹的是如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖。

Google 雲端應用內的「Google 文件」是很多使用者愛用的文書編輯應用服務，而其建立新文件的預設值就是以 A4( 21.0 公分 x 29.7 公分 )的紙張尺寸及直印的方向來開啟空白編輯頁面，如果需要調整紙張大小或方向，例如需要將 A4 紙張大小改成用 Letter( 21.60 公分 x 27.9 公分 )的紙張大小，同時又須將紙張方向改為橫印，這些該如何在 Google 文件中做出調整呢？

文書編輯時，如果要列出項目清單，通常會使用「項目符號清單」或是「編號清單」這兩項來做出清單列表，在「項目符號清單」中，預設的符號就是以「●」符號為開頭，而在「編號清單」則是以 1,2,3,...順序進行編號，如果覺得「項目符號清單」中的預設符號太過普遍，想要改成其他像是箭頭、幾何形狀或是表情符號...來取代「●」符號時，在「Google 文件」中，我們可以透過內建的功能來進行特殊字元的變更，讓項目清單中的開頭符號也能與眾不同，從而凸顯編輯者的用心。

想要下載網頁內的圖片，可以使用滑鼠右鍵點擊該圖片，然後使用快速功能表內的「另存圖片」功能，便可儲存該張圖片，但這是下載單張圖片的操作，如果圖片較多，那就必須不斷重複上述的操作，這樣相當沒有效率，當然，也可以安裝 Image Downloader 這類的瀏覽器擴充功能來協助一次下載，如果上述都不滿意，也可以來試試利用「Google 文件」來下載，其操作的步驟就是將網頁內容複製後貼到新建立的文件中，便可以使用內建的下載功能來取出。

使用「Google 文件」進行文書編輯，若有在文件中插入 Google 地圖的需求，我們可以善加利用「智慧型方塊」這個功能，該功能可讓使用者在其所編輯的文件中插入檔案、地點、使用者及日曆活動等物件，而整個插入的過程相當簡單，以地點為例，只要輸入地址、景點或建築物的名稱，基本上就可將該地點的 Google地圖插入文件中，而使用者僅需將滑鼠移至地點上方就能呈現地圖，不但能保持文件的排版，又能善加利用地圖帶來的便利性。

對記性不好或活動較多的人來說，能夠透過有提醒功能的紀錄來說，無疑是最好的解決方案，「Google 日曆」算是個不錯的應用，舉凡像是活動、工作、提醒等事件，都可以往 Google 日曆內紀錄，時間到前，就會發出通知來提醒用戶，相當方便，不過，要使用時，需要開啟「Google 日曆」才能應用，如果可以內嵌到自家公司或私人網頁中，這樣應用起來就更方便了，想要將「Google 日曆」嵌入到任何網頁中，「Google 日曆」本身就有提供嵌套的程式語法，只要將該段語法放到網頁要呈現的位置，就可以大功告成了。

「Google 日曆」是個可以預先安排活動行程的免費服務，不但可以分享自己的行程資訊外，也可以與手機或平板等裝置進行同步，即便是在離線的狀態下亦可隨時進行查閱，想要讓 Google 日曆提醒讓自己不錯過任何行程，除了可以選擇收到電子郵件通知，也可以使用 Google 日曆的「簡訊通知服務」，只要我們在設定頁面登錄了手機號碼，並在設定行事曆的行程或事件時，選取使用「SMS」的方式來提醒時，當到達所設定要通知的時間，就會自動發簡訊到指定的手機門號來通知我們，且可在活動到達前，設定成多次簡訊通知，讓重要的事情更添保險，相當方便。

不論是旅行社的業務要說明旅遊行程或是出外旅遊歸來後想要記錄行程，如果都只是用文字、影片或相片的搭配，總顯得不夠精彩，這時候我們可以利用「Google 地球」內建的各種功能，將旅遊行程做成專案，在各個旅遊景點中進行往返，遇到有特殊的景點可切換到 3D模式進行解說，也可以進行繪製線條、距離與面積測量，簡報專案儲存在 Google 雲端硬碟，方便在網路上共享，這對旅行者的旅遊紀錄或是旅行社的業務來說，都是一個相當好用的工具。

Google Earth 是把衛星相片、航空照相與 GIS 結合在一個三維模型的地球上的軟體，支援多種作業系統平台，而在以前你可能只能在 Google地圖裡面的「Google 地球」使用或是安裝 Google 地球的應用程式才能使用，，現在起 Google 已將「Google地球」做成網頁版，讓你不再需要在安裝軟體，就能讓你用各種視覺角度來看全世界的風景名勝，或是以 3D及街景的方式來檢視地圖，也能透過「資訊卡」的方式來學習各種地理知識，讓以前的想像，可化成實景，增加理解。