Google

一想到要將表格內的表頭固定在每頁的上方且又可以讓使用者對每個欄位進行排序，多數人可能就會想到用試算表來達成，其實，如果不牽扯到計算功能，使用「Google 文件」來製作表格，反而會更直覺且更簡單，在 Google 文件中使用表格，除了可以使用原有插入表格的功能來快速產生表格外，現在更加入多項更方便且具有試算表才有的簡單功能，例如前述所說的表頭固定、欄位排序及快速添加欄未獲資料列、防止資料因分隔符號造成溢出到下頁等，另外，也增加不分頁功能，可讓大表格完整的呈現到頁面上，讓閱讀者可以獲得更好的閱讀體驗。

有別於我們要使用 Google 文件、簡報、表單及試算表的開啟步驟，Google 推出服務名稱搭配「.new」網址的快速開啟方式，讓已登入的用戶不再需要遵循之前的開啟步驟，直接在網址列輸入指定的網址，便可快速開啟，例如要開啟 Google 文件，便可直接在網址列輸入 「doc.new」、「docs.new」、「documents.new」任何一組網址，便可在已登入的情況下，直接可以新建 Google 文件，其他的 Google 簡報、表單及試算表，均可如法炮製，簡單又快速。

不論取得的 PDF 內容是英文、中文還是其他國家的語言，想要翻譯成自己或對方看得懂的文字語言，不需要再將 PDF 轉成文字檔，然後，複製內文貼到翻譯工具上，翻譯好，再轉成 PDF 檔案，這樣的動作實在太麻煩了。現在僅需要透過 Google Drive 雲端硬碟中的「Google 文件」來開啟 PDF 檔案，便能將內文翻譯成自己所選的語言，相當方便。

利用人工來比較不同版本的文件內容，應該不是件輕鬆的工作，且出錯率應該也高，而透過應用程式來比較應該會是比較合理且有效率的方法，如果文書編輯是以 Google 雲端硬碟內的「Google 文件」為主，當要比較文件內容時，現在就可以開始使用內建在Google 文件內的「比較文件」功能，快速的找出兩份文件中的差異，提供工作效率。

交作業、交報告，如果有字數限定，真要一字一字自己數嗎？那也未免太沒效率了，「Word」與「Google 文件」均是大家常用的文書編輯器，Google 文件起步較晚，但字數統計功能一樣有，除了可以統計全篇文章字數之外，也可以統計段落，另外，如果開啟[ 輸入內容時顯示字數 ]選項，就會在左下角的小視窗同步顯示字數統計，讓一邊打字，就能一邊統計字數，相當方便。

出門在外碰到對自己有用的資訊，通常做法就是拿出手機直接照相，後續再來吸收，如果要將圖像內的文字取出來編輯，也有很多的免費 OCR 工具可以協助，並不需要自己一字一字的輸入，而現在 Google 雲端硬碟內的「 Google 文件」，也加入這個圖像文字辨識功能，不但辨識率高，且還可以根據圖像中的內容，做出初步的文字排版，讓後續編輯更加容易。

文書編輯若使用「Google 文件」為主要工具，那麼段落該如何縮排呢？如同寫作文般，首行要空兩隔，如果是稿紙就簡單易懂，但搬到「Google 文件」內，雖也是易懂，但怎麼空格，有些人乾脆就使用鍵盤的空白鍵做出來，但其實還有更簡單更快速的做法，那就是使用滑鼠拖動「首行縮排」錨點，以此達到段落首行縮排的效果。

看報章、雜誌文章時，常會看到文章內文的第一個字被放大，也就是第一段的開頭的第一個字非常醒目，如果是使用 Microsoft office 的 Word 進行文書編輯，其有內建首字放大功能可用，那如果是使用 Google 文件又該如何設置呢？其實也不難，僅須利用繪圖功能再搭配文繞圖的功能，即可以輕鬆完成。

組織結構為組織可以遂行任務運作的關鍵，因此，不論對外、對內均有其重要性，要做出組織圖，很多工具都可以做，像是 Google 文件、Microsoft Office、圖形編輯、線上服務...等等，只要組織明確都可以做出，而重點就是所花時間及後續維護的難易度，當組織有變動，很多找不到當時製作的原始檔案，最後乾脆就重做，而以下內文要介紹的是如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖。

Google 雲端應用內的「Google 文件」是很多使用者愛用的文書編輯應用服務，而其建立新文件的預設值就是以 A4( 21.0 公分 x 29.7 公分 )的紙張尺寸及直印的方向來開啟空白編輯頁面，如果需要調整紙張大小或方向，例如需要將 A4 紙張大小改成用 Letter( 21.60 公分 x 27.9 公分 )的紙張大小，同時又須將紙張方向改為橫印，這些該如何在 Google 文件中做出調整呢？

文書編輯時，如果要列出項目清單，通常會使用「項目符號清單」或是「編號清單」這兩項來做出清單列表，在「項目符號清單」中，預設的符號就是以「●」符號為開頭，而在「編號清單」則是以 1,2,3,...順序進行編號，如果覺得「項目符號清單」中的預設符號太過普遍，想要改成其他像是箭頭、幾何形狀或是表情符號...來取代「●」符號時，在「Google 文件」中，我們可以透過內建的功能來進行特殊字元的變更，讓項目清單中的開頭符號也能與眾不同，從而凸顯編輯者的用心。

想要下載網頁內的圖片，可以使用滑鼠右鍵點擊該圖片，然後使用快速功能表內的「另存圖片」功能，便可儲存該張圖片，但這是下載單張圖片的操作，如果圖片較多，那就必須不斷重複上述的操作，這樣相當沒有效率，當然，也可以安裝 Image Downloader 這類的瀏覽器擴充功能來協助一次下載，如果上述都不滿意，也可以來試試利用「Google 文件」來下載，其操作的步驟就是將網頁內容複製後貼到新建立的文件中，便可以使用內建的下載功能來取出。